Ventajas de los Portales Corporativos

El reto de las organizaciones

Hoy en día, la complejidad de las organizaciones se traduce en un enorme volumen de información y un conjunto de aplicaciones y servicios corporativos a disposición de empleados, proveedores y clientes.

A menudo todos estos recursos se encuentran dispersos en diferentes sistemas y aplicaciones heterogéneas, siendo necesario consultar múltiples fuentes de información para llevar a cabo cualquier actividad. Esto supone una importante inversión de tiempo por parte de los usuarios, así como la posible duplicidad de información almacenada en los sistemas.

Ventajas de los portales corporativos

 

Los portales corporativos ayudan a mejorar la productividad de las organizaciónes, dotándola de herramientas de colaboración, búsqueda, gestión de contenidos y personalización, y generando una imagen integrada de la misma en cualquier entorno, ya sea intranet, extranet o aplicaciones web. Asimismo permiten ahorrar tiempo y evitan la duplicidad de información en los sistemas de la compañía.

A través de los portales corporativos los usuarios pueden desarrollar su trabajo de forma eficiente, accediendo rápidamente y de forma segura, centralizada, ordenada y dirigida a los servicios y recursos de información que pone a su disposición la compañía.

• Elección de la solución de portal: existe una gran variedad de soluciones de portal disponibles. Sea cual sea su preferencia tecnológica, .NET o J2EE, solución comercial, open source o desarrollo a medida, la elección de la solución tecnológica que mejor se ajuste a las necesidades de su organización condicionará el éxito del proyecto.
• Diseño de la arquitectura de la información: la información por sí misma no aporta valor. La información debe ser seleccionada, estructurada y organizada en el portal, promoviendo la usabilidad y la encontrabilidad (en inglés: findability) de la misma y convirtiéndola así en un verdadero activo de negocio.
• Integración con aplicaciones y servicios corporativos: rellenar un informe de gastos, acceder a los datos de un cliente almacenados en el sistema CRM, consultar un cuadro de mando, solicitar la reserva de una sala de reuniones, etc. Todos son ejemplos de actividades diarias que los profesionales de su organización deben realizar, a menudo, teniendo que acceder a distintas aplicaciones, interfaces y entornos. Hacer disponible de forma sencilla e integral esas aplicaciones y servicios corporativos a través del portal, supondrá un ahorro considerable de tiempo y costes en la relación entre la organización y sus profesionales, así como con sus clientes y proveedores.

• Definición de entornos de colaboración: el trabajo en equipo es la base del éxito. El portal corporativo debe estar dotado de un conjunto de herramientas que faciliten la colaboración entre los miembros de un equipo. Compartir la agenda del proyecto, publicar anuncios o eventos relacionados con el mismo, visualizar y editar copias únicas de los documentos ofimáticos, etc, todas ellas son ejemplos de tareas a realizar en equipo. Resulta clave definir la configuración de entornos colaborativos en el portal, eligiendo las herramientas adecuadas y diseñando unos flujos de trabajo productivos.

• Diseño e integración de herramientas de búsqueda: en una organización, los profesionales deben estar permanentemente conectados con los contenidos, procesos, personas e información de negocio que necesitan para su trabajo. El portal debe convertirse en el punto central de acceso a la información a través de una herramienta de búsqueda flexible e inteligente. Con la incorporación de taxonomías y otros elementos semánticos, se fomenta enormemente la encontrabilidad (en inglés: findability) de la información.